[배차킹 사람들] 배차팀 정OO 팀장님 인터뷰

배차킹을 만들어가는 사람들의 이야기를 전합니다.

이번 주인공은 배차킹 배차팀을 이끄는 팀장 정OO 님입니다.

배차킹에서 하는 일

간단한 자기소개와 배차팀 팀장으로서 맡고 계신 일을 알려주세요.

안녕하세요. 배차킹 배차팀에서 팀장을 맡고 있는 정OO입니다.

물류와 화물운송 일을 한 지 9년째이고, 그중 4년을 배차킹에서 보내고 있습니다.

제가 하는 일은 크게 두 가지입니다. 하나는 고객사에서 들어온 운송 건이 제시간에 차량과 연결되도록 챙기는 일이고, 다른 하나는 팀원들이 각자 맡은 고객사를 놓치지 않도록 일정을 나누고 조율하는 일입니다.

차량이 귀한 지역이거나 상하차 조건이 까다로운 화물처럼 판단이 필요한 건은, 팀원들이 혼자 고민하지 않도록 기준을 잡아주고 필요하면 제가 직접 붙습니다.

배차팀이 하는 일

배차팀은 어떤 일을 하는 팀인가요?

고객사가 운송을 신청하면 화물의 종류와 무게, 상하차 조건, 시간에 맞는 차량을 찾아 연결하는 팀입니다.

말로는 간단하지만 실제로는 화물과 현장을 정확히 파악하는 일이 먼저입니다. 같은 무게라도 부피가 크면 더 큰 차가 필요하고, 서울 도심처럼 대형 차량 진입이 제한되는 구간이거나 높이 제한이 걸린 현장이면 차량 크기부터 다시 잡아야 합니다.

그래서 저희는 신청 내용만 보고 차를 배정하지 않고, 확인이 필요한 부분은 담당자분께 여쭤보고 조건을 맞춘 뒤 배차합니다.

배차가 끝나면 운송은 대체로 순조롭게 진행됩니다. 다만 상차가 지연되거나 현장 조건이 신청 내용과 다를 때는 저희가 들어가서 대안을 찾고 양쪽 일정을 다시 맞춥니다.

이 조율까지가 배차팀의 일입니다.

팀을 이끌며 중요하게 여기는 것

팀을 이끄시며 가장 중요하게 생각하시는 점은 무엇인가요?

결국 운송이 진행되도록 만드는 것입니다.

운송은 변수가 많습니다. 잡아둔 차가 갑자기 빠지기도 하고, 현장 조건이 신청 내용과 다른 경우도 있습니다.

이때 안 된다고 말씀드리는 건 쉽습니다. 하지만 고객사 입장에서는 그 화물이 오늘 나가야 하는 화물입니다.

그래서 팀원들에게 늘 이야기하는 건, 안 되는 이유를 찾기 전에 되게 하는 방법을 먼저 찾아보자는 것입니다.

차종을 바꾸면 가능한지, 시간을 조금 조정하면 되는지, 다른 지역 차량을 붙일 수 있는지. 방법은 대체로 하나쯤 남아 있습니다. 그 하나를 찾아서 운송을 진행시키는 팀이 되자는 것, 이게 제가 팀에 늘 강조하는 부분입니다.

기억에 남는 배차

배차가 까다로웠지만 잘 풀어내셨던, 기억에 남는 사례가 있으신가요?

몇 해 전에, 이미 출발한 차가 중간에 멈춘 적이 있습니다.

인천에서 상차해 지방 공장으로 내려가던 5톤 윙바디였는데, 출발한 지 얼마 되지 않아 차량에 문제가 생겼습니다. 하차지는 그날 오후까지만 입고를 받는 곳이라, 다음 날로 넘어가면 고객사 생산 일정까지 밀리는 상황이었습니다.

파렛트 화물은 길 위에서 다른 차로 옮겨 실을 수가 없습니다. 지게차가 있어야 하는데 도로에는 장비가 없으니까요.

그래서 판단할 것은 두 가지였습니다. 대체 차량을 지금 붙일 수 있는지, 그리고 다시 실어서 내려가도 시간이 맞는지.

아직 멀리 가지 않은 상태라 대체 차량을 상차지로 보내 다시 싣기로 했습니다. 동시에 하차지 담당자분께 상황을 말씀드리고 입고 시간을 조금 열어주실 수 있는지 확인했습니다. 양쪽이 맞아떨어져서 그날 안에 입고를 마쳤습니다.

이 건이 기억에 남는 건 배차를 잘해서가 아닙니다. 배차가 끝난 뒤에 벌어진 일이었기 때문입니다.

차를 붙이는 것까지가 저희 일이라고 생각했다면 그 화물은 다음 날로 넘어갔을 겁니다. 팀원들에게도 이 이야기를 자주 합니다.

기업 고객 응대에서 신경 쓰는 점

기업고객을 응대할 때 팀에서 특히 신경 쓰시는 부분이 있으신가요?

업무 편의성입니다.

기업 고객사에는 저희 팀원이 전담 운송매니저로 배정됩니다. 매번 다른 사람에게 화물을 처음부터 설명하지 않으셔도 되고, 급할 때 바로 통화가 되는 담당자가 있다는 뜻입니다.

진행 상황은 카카오톡으로 자동 안내되지만, 확인이 필요한 순간에는 매니저가 직접 전화를 드립니다.

다른 하나는 밖에서 잘 안 보이는 부분입니다. 어느 회사든 운송비를 정산하는 담당자가 계십니다. 그분들은 한 달 치 운송 건을 맞춰보고 결재를 올려야 하는데, 명세서에 빠진 건이 있거나 금액이 안 맞으면 그 확인을 혼자 다 하셔야 합니다.

그래서 저희는 배차하는 단계에서부터 그분을 생각합니다. 어느 부서에서 어떤 건을 신청했는지 남고, 월말에 거래명세서가 그대로 맞아떨어지도록 만드는 것. 운송이 잘 끝나는 것만큼 중요한 일이라고 봅니다.

배차팀이 있어 다른 점

배차팀이 있어 배차킹이 다르다고 할 수 있는 점은 무엇인가요?

고객사가 원하는 방식으로 이용하실 수 있다는 점입니다.

회사마다 일하는 방식이 다릅니다. 어떤 담당자분은 화면에 들어가 항목을 하나하나 채우는 것보다, 메신저로 "내일 아침 몇 시, 어디서 어디로, 뭐 실어요" 한 줄 보내는 쪽이 훨씬 편하십니다. 반대로 어떤 회사는 신청부터 정산까지 기록이 남아야 하고, 어느 부서에서 무엇을 신청했는지 정리되어야 합니다.

배차킹은 두 가지가 다 됩니다. 편하게 말씀만 주시면 전담 매니저가 받아서 배차해 드리고, 직접 관리하고 싶으시면 앱과 웹에서 운송 신청부터 운송 목록, 거래명세서까지 그대로 남습니다. 메신저나 전화로 요청하신 건도 운송 목록에는 똑같이 기록됩니다. 방식이 하나로 정해져 있으면 고객사가 거기에 맞춰야 합니다. 저희는 배차팀이 있기 때문에 고객사가 편한 쪽을 고르실 수 있습니다. 이게 차이라고 생각합니다.

앞으로의 배차 서비스

앞으로 배차 서비스가 어떤 방향으로 나아갔으면 하시나요?

담당자분은 편해지고, 배차는 잘 이뤄지는 방향이었으면 합니다.

운송 담당자분들은 사실 운송만 하시는 분이 아닙니다. 다른 업무를 보시다가 화물이 생기면 차를 알아보시고, 배차가 됐는지 확인하시고, 월말에는 정산까지 맞추셔야 합니다. 저는 이 과정에 들어가는 시간이 줄어야 한다고 봅니다.

그래서 화물이 생겼을 때 어디에 알아볼지 고민하지 않으셨으면 합니다. 자연스럽게 배차킹이 먼저 떠오르고, 여기 맡기면 알아서 잘 굴러간다고 생각하시는 것. 그렇게 되면 담당자분은 편해지고 배차는 잘 이뤄집니다. 그런 서비스로 나아갔으면 합니다.

팀과 이루고 싶은 목표

팀원들과 이루고 싶으신 목표가 있으시면 들려주세요.

팀원 각자가 판단할 수 있는 팀이 되는 것입니다.

배차는 매뉴얼만으로 되는 일이 아닙니다. 같은 화물이라도 지역과 시간, 현장 조건에 따라 답이 달라집니다. 이런 판단은 결국 겪어봐야 나옵니다.

그래서 어려운 건이 생겼을 때 제가 대신 처리하고 끝내지 않으려고 합니다. 왜 이렇게 풀었는지 같이 보고, 다음에 비슷한 건이 오면 그 팀원이 직접 판단하게 합니다. 당장은 시간이 더 걸리지만 팀 전체가 그만큼 올라갑니다.

제가 자리에 없어도 팀원 누구에게 물어보시든 같은 수준으로 답이 나가는 것. 그게 팀원들과 이루고 싶은 목표입니다.

마치며

배차킹 이용을 고민 중이신 분들께 한마디 부탁드립니다.

운송은 한 번 잘 되는 것보다, 계속 문제없이 돌아가는 것이 중요합니다.

처음 맡기실 때는 어떤 차가 맞는지, 비용을 어떻게 잡아야 할지부터 막막하실 겁니다. 배차킹에는 화물 정보를 넣으면 차량을 추천해 주는 기능이 있어서 대략의 그림은 바로 잡으실 수 있습니다. 그래도 애매한 부분은 상담을 통해 같이 맞춰가시면 됩니다.

앱으로 직접 하셔도 되고, 편하게 말씀만 주셔도 됩니다. 방식은 고객사가 정하시면 됩니다.

처음부터 다 정해놓고 시작하지 않으셔도 됩니다. 화물 이야기를 한번 나눠 보시면, 저희가 어떤 팀인지 아실 수 있을 겁니다.